LAPORAN
Pengertian laporan
Laporan adalah suatu cara komunikasi dimana penulis menyampaikan informasi kepada seseorang ayau suatu badan karena tanggung jawab yang dibebankan kepadanya.
Laporan merupakan suatu macam dokumen yang menyampaikan informasi mengenai sebuah masalah yang telah atau telah diselidiki dalam bentuk fakta-fakta yang diarakan kepada pemikiran dan tindakan yang akan diambil.
Dasar-Dasar Laporan
- Pemberi Laporan
Pemberi laporan dapat berupa perseorangan atau dapat kepanitiaan yang ditugaskan untuk maksud tertentu. Dapat juga berupa badan atau perseorangan yang membuat laporan kepada seseorang atau instansi yang dianggap perlu mengetahuinya walaupun tidak diminta
- Penerima Laporan
Orang atau badan yang menugaskan atau yang dianggap berhak untuk mendapatkan laporan tersebut
- Tujuan Laporan
Untuk mengatasi suatu masalah, untuk mengambil suatu keputusan yang kebih efektif, mengetahui kemajuan, dan perkembangan suatu masalah; untuk mengadakan suatu oerbaikan, untuk menemukan teknik-teknik baru dsb.
Sifat Laporan
- Laporan harus mengandung imaginasi
Pelapor harus tahu secara tepat siapa yang akan menerima laporan tersebut. Laporan harus disessuaikan dengan irama kesibukannya dan bagaimana selera penerima laporan
- Laporan harus dibuat harus sempurna dan komplit
Tidak boleh ada hal-hal yang diabaikan bila hal-hal itu diperlukan untuk memperkuat kesimpulan dalam laporan itu. Laporan juga tidak boleh memasukkan hal-hal yang menyimpang dan mengandung prasangka atau memihak
- Laporan harus disajikan menarik
Laporan menarik bukan karena penerima laporan memerlukan laporan itu tetapi karena nilainya bagi orang tersebut
Macam-macam Laporan
- Laporan berbentuk formulir isian
- laporan berbentuk surat
- Laporan berbentuk memorandum
- Laporan perkembangan dan laporan keadaan
- Laporan berkala
- Laporan Laboratoris
Unsur-unsur penting dalam laporan laboratoris:
- Halaman Judul
- Objek atau tujuan
- Teori
- Metode: prosedur yang ditempuh
- Hasil-hasil yang dicapai dalam percobaan ini dengan mempergunakan metode yang ada diatas
- Diskusi atas hasil yang telah dicapai dalam percobaan
- Kesimpulan
- Apendiks
- Data asli
- Laporan formal dan semi formal
Ciri-ciri umum laporan fornal:
- Harus ada halaman judul
- Biasanya ada surat penyerahan
- Walaupun tidak panjang, sebuah laporan formal harus mempunyai daftar isi
- Ada sebuah ikhtisar (kadang-kadang abstrak) mengawali laporan
- Ada bagian yang disebut Pendahuluan, sebagai informasi awal bagi pembaca
- Bila ada kesimpulan dan saran (rekomendasi) biasanya diberi judul sendiri
- Isi laporan yang terdiri dari judul-judul dengan tingkat yang berbeda-beda
- Nada yang dipergunakan adalah nada resmi, gayanya bersifat impersonal
- Kalau diperlukan laporan formal disertai tabel-tabel dan angka-angka, baik yang terjadi dalam teks laporan, maupun dikumpulkan atau dilampirkan dalam satu bagian tersendiri
- Laporan formal biasanya didokumentasikan secara khusus
Struktur Laporan Formal
Unsur-Unsur Laporan Formal:
- Halaman Judul
Memuat pokok atau topik laporan, orang atau badan yang akan menerima laporan, orang atau badan yang membuat laporan dan penanggalan laporan. Halaman judul hanya merupakan suatu etiket pengenal. Sebab itu janngan menggunakan judul yang terlalu panjang.
- Surat Penyerahan
Surat penyerahan berfungsi sebagai Kata Pengantar pada sebuah buku. Surat penyerahan biasanya mengandung fakta yang minimal diperlukan untuk membangkitkan pembaca terhadap laporan tersebut. Dalam surat penyerahandapat pula dicantumkan luas-lingkup dan batas-batas masalah yang dilaporkan, dimana dan bagaimana memperoleh informasinya, dan bagaimana laporan itu ditulis. Dan surat penyerahan juga memuat nama dan tanda tangan dari penulis laporan.
- Daftar Isi
Daftar isi memuat rekapitulasi dari semua judul yang ada dalam laporan tersebut
- Ikhtisar dan Abstrak
- Abstrak
Bagian uraian yang sangat singkat, jarang lebih panjang dari enam atau delapan baris, bertujuan untuk menerangkan kepada pembaca aspek-aspek mana yang tercakup dalam sebuah uraian tanpa berusaha mengatakan aopa yang dibicarakan mengenai aspek-aspek itu
· Ikhtisar
Bagian dari tulisan yang menyampaikan suatu informasi yang penting dari sebuah laporan dalam bentuk yang singkat
- Pendahuluan
Sebagai bahan untuk menyusun pendahuluan sebuah laporan, unsur yang dianggap sebagai latar belakang dari masalah yang akan dilaporkan dapat dikemukakan sebagai berikut: tujuan laporan; mengapa sebuah laporan ditulis; siapa yang me,merintahkan untuk membuat laporan; siapa saja yang ditugaskan untuk meyelidiki masalah tersebut dan melaporkannya; wilayah mana saja yang tercakup; kapan tugas tersebut dilaksanakan dan kapan berakhirnya; dan dimana serta bagaimana penulis mendapatkan informasi mengenai masalah tersebut.
Atau cara lain adalah judul pendahuluan itu dibagi atas beberapa judul bawahanyamg masing-masing dijelaskan lebih lanjut dalam satu atau dua alinea. Judul bawahan misalnya: Maksud dan Tujuan, Luas Lingkup, Sumber Informasi, Autorisasi, Kapan tugas dilaksanakn. Bila ada Surat Penyerahan maka penjelasan mengenai satuan tugas dan waktu pelaksanaan dapat dimasukan dalam bagian itu.
- Isi Laporan
Isi Laporan menyangkut inti persoalan, dan segala sesuatu yang bertalian langsung dengan persoalan tersebut.
Isi laporan dapat meliputi:
· Hasil pengamatan melalui fakta-fakta yang dilaporkan
· Pencocokan fakta dengan data yang telah ada sebelum satuan tugas melaksanakan kewajibanya
· Semua masalah yang diperkirakan akan membantu atau menghambat pemecahan masalahnya
· Pembahasan dan hasil pembahasan mengenai pokok persoalan yang akan dilaporkan
- Kesimpulan dan Saran
Kesimpulan diturunkan dari fakta-fakta dan lebih bnayak mempersoalkan hubungan yang logis, sedangkan saran merupakan langkah atau alternatif mana yang dapat diambil supaya masalah tersebuta dapat diatasi sebaik-baiknya
- Bagian Pelengkap
Bagian yang perlu dimasukan untuk melengkapi laporan adalah Apendiks (lampiran-lampiran, termasuk surat perintah atau surat tugas, foto-foto, peta,dsb) dan Bibliografi bila laporan tersebut dikaitkan dengan analisa ilmiah yang mempergunakan bahan-bahan pustaka
Bahasa Sebuah Laporan
Bahasa yang digunakan untuk sebuah laporan formal haruslah yang baik, jelas dan teratur. Penggunaan kata ganti orang pertama dan kedua harus dihindari, kecuali penggunaan kata “kami” bila yang menyampaikan laporan adalah sebuah badan atau satuan tugas. Alasan untuk menghindarai penggunaaan kata-kata tersebut adalah karena jarang digunakan dalam laporan itu. Konsentrasi diletakan pada topik yang dilaporkan. Selain itu, nilai kedua kata tersebut tergantung dari siapa yang menulis dan siapa yang harus menerima laporan tersebut.
Laporan Buku
Suatu macam laporan untuk kepentingan pendidikan atau perkuliahan di perguruan tinggi. Lapran buku bartujuan untuk mendorong mahasiswa membaca buku-buku yang diwajibkan untuk meningkatkan kemampuan mereka dalam memahami buku-buku tersebut.
Laporan buku tidak mengikuti aturan faormal karena cukup bila terdiri dari bagian-bagian berikut: Judul, Pendahuluan, Isi Laporan, Kesimpulan dan Saran
USUL
Usul atau proposal adalah suatu saran atau permintaan kepada seseorang atau suatu badan untuk mengerjakan atau melakukan suatu pekerjaan. Dapat pula terjadi bahwa usul atau proposal tersebut dimaksudkan untuk dikerjakan oleh orang atau badan yang mengajukan usul tersebut, tetapi dengan maksud agar orang atau badan yang menrima usul itu dapat melakukan apa yang diharapkan dalam proposal tersebut.
Sifat dan jenis usul
Bila semua tulisan dibuat berdasarkan bahan-bahan yang sudah tersedia atau sesuatu yang sudah terjadi, sebaliknya usul dibuat berdasarkan sesuatu yang belum ada.
Macam-macam bidang yang dewasa ini bisa dijadikan sasaran usul yang bersifat bisnis adalah: penelitian, pengembangan, perencanaan dan pemasaran. Seperti halnya laporan usul masih dapat dibedakan lagi berdasarkan bentuknya. Usul formal adalah usul yang memenuhi persyaratan bentuk tertentu. Bentuk usul semi-formal dan non-formal merupakan variasi dalam bentuk formal, karena tidak memenuhi syarat-syarat tertentu
Usul Non-Formal
Usul non-formal harus mengandung hal-hal berikut:
- Masalah
Penulis harus melakukan identifikasi masalah yang dihadapi dengan cermat, menggambarkan latar belakang atau sejarah persoalan yang dihadapi, serta menunjukan betapa pentingnya masalah itu dilaksanakan atau diselesaikan sekarang juga
- Saran Pemecahan
Saran-saran yang disampaikan untuk memecahakan masalah yang dihadapi, merupakan inti dari sasaran utama dari setiap usul. Penulis berusaha menampilkan jalan keluar yang dianggapnya paling baik untuk mengatasi masalah yang dihadapi.
- Permohonan
Untuk menutup usulnya, penulis menyampaikan permohonan untuk melaksanakan pekerjaan yang khusus tersebut atau bersedia menyampaikan informasi yang diperlukan untuk keluar dari masalah yang dihadapi itu.
Karena membuat usul formal sering memerlukan biaya yang tidak sedikit, maka sering pula disampaikan terlebih dahulu sebuah usul non-formal. Bila usul non-formal sudah diterima dan menarik perhatian penerima usul, baru dirundingkan untuk menyampaikan lagi suatu usul formal.
Usul Formal
- Bagian Pelengkap Pendahuluan
· Surat Pengantar dan Memorandum Pengantar
Suarat pengantar usul berisi antara lain: alasan-alasan mengapa penulis menyampaikan usul itu dengan mengacu kepada surat, pertemuan, atau iklan, yang menawarkan kepada umum untuk melaksanakan suatu pekerjaan tertentu. Dalam surat pengantar ini ditegaskan juga keinginan penulis untuk melaksanakan pekerjaan itu atau bersedia menyampaikan pemikiran dan saran untuk mencari jalan keluar bagi masalah yang dihadapi itu.
· Sampul dan Halaman Judul
Pada sampul atau halaman judul dicantumkan identifikasi jenis tulisan yaitu, usul, judul usul, nomor pengenal kalau ada yang biasanya dihubungkan dengan nomor penawaran. Dibawahnya lagi dicantumkan tanggal penyerahan dan tanggal akhir penyelesaian tugas yang akan dikerjakan. Unsur terakhir ini biasanya dimasukan dalam surat pengantar. Akhirnya dimasukan nama, gelar, alamat orang atau organisasi yang menyampaikan usul tersebut.
· Ikhtisar atau Abstrak
Menyampaikan intisari dari masalah dan cara pemecahan yang disampaikan dalam usul tersebut. Isinya tidak terlalu pa njang antara satu atau tiga halaman, sebanding dengan besarnya usul tersebut
· Daftar Isi
Memuat rekapitulasi dari semua judul utamadan judul bawahan yang terdapat dalam seluruh usul teesebut
· Penegasan Permohonan
Penegasan mengenai permintaan dapat dimasukan dalam ikhtisar. Bila dijadikan bagian terpisah, maka bagian ini akan berisi: siapa yang akan melaksanakan pekerjaan itu, jenis pekerjaan apa saja yang ingin dilakukan, besarnya biaya yang diperlukan, kapan mulai dipekerjakan, berapa lama jangka waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan itu.
- Isi Usul
· Pembatasan Masalah
penulis usul harus tetap memberi batasan pengertian dengan tujuan memperlihatkan kepada penerima usul bahwa ia mengetahui dengan tepat masalah itu dan menjadi pertanda bagi si penerima usul bahwa penulis mengerti dan menguasai persoalan tersebut
· Latar Belakang
Sejarah ataulatar belakang mnasalah harus dikemukakan, apa yang terjadi sekarang tidak terlepas dari masa lampau.
· Luas-Lingkup
Para penulis dapat melihat persoalan dengan jelas sehingga dapat menyampaikan deskripsi secara konkrit dan jelas.
· Metodologi
Kerangka teori yang dipergunakanoleh penulis untuk menganalisa, mengerjakan atau mengatasi masalah yang dihadapi
· Fasilitas
Penulis usul perlu menggambarkan bermacam-macam fasilitas yang dimilikinya untuk lebih meyakinkan penerima usul
· Personalia
Penulis usul harus menyertakan pula daftar susunan personalaia, baik ytang bekerja maupun tidak dengan gelar dan keahlian serta pengalamannya masing-masing
· Keuntungan dan Kerugian
Keuntungnan yang diperoleh dapat bersifat keuntungan yang memang langsunng diharapkan, keuntungan sampingan, keuntungan immaterial berupa perbaikan metode, penghematan dan sebagainya. Akan lebih simpatik lagi bila penulis usul menyampaikan juga kerugian atau hambatan yang akan dihadapi kelak
· Lama Waktu
Lama waktu pekerjaan tersebut yang diselesaikan. Bila pekerjaan terdiri dari beberapa tahap maka tahap-tahap tersebut diberikan dengan perincian waktu masing-masing
· Biaya
Perincian biaya harus benar-benar digarap dalam usul ini sehgingga dapat meyakinkan penerima usul. Perincian tersebut dibagi untuk: upah, alat perlengkapan, belanja barang, rupa-rupa, biaya umum
· Laporan
Penulis usul memperkirakan tahap-tahap pelaporan kemajuan pekerjaan yang akan dikerjakannya
- Bagian Pelengkap Penutup
Bagian ini sam adengan laporan dan tulisan formal yang berisi: bahan kepustakaan, lampiran-lampiran gambar, tabel dan sebagainya.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar